Soluzioni · Risorse umane

I dati del personale,
solo a chi deve vederli

Buste paga, contratti e certificati li apre solo chi ha il ruolo HR — nemmeno l’amministratore in automatico. Le presenze arrivano dal telefono, il mese si chiude con un cartellino per ognuno, e ogni assegnazione resta scritta nel registro attività.

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La matrice del mese: una riga per dipendente e una colonna per giorno, con le ore conteggiate e le anomalie.

Come lo usa l’ufficio del personale

Riservato per davvero,
semplice ogni giorno

Quattro lavori che ogni ufficio del personale conosce, e come li fai in Custodo. Le schermate sono quelle reali del prodotto, con dati dimostrativi.

Archivio e AI Anagrafiche

Il fascicolo di ogni dipendente, aperto solo da chi deve

Buste paga, contratti, certificati e DURC finiscono nella macroarea Personale dell’Archivio, riconosciuti e con i dati estratti. La macroarea la apre solo chi ha il ruolo HR: non basta vedere tutto l’archivio, e non basta essere amministratore. Il ruolo si assegna nella scheda della persona, scegliendo il tipo, e si applica dopo una conferma.

Quattro tipi, uno dentro l’altro: Lettura, Scrittura, Eliminazione, Gestione
Chi gestisce il ruolo lo assegna agli altri, mai a sé
Ogni assegnazione resta nel registro attività, con il nome di chi l’ha fatta

Il ruolo HR nella scheda di una persona: chi vede i documenti del Personale, e con quale tipo.

Anagrafiche Archivio e AI Timbratura

Ognuno vede solo quello che gli serve

Un nuovo utente non vede i moduli finché non glieli assegni, e per ogni persona decidi quali anagrafiche vede: a chi lavora con i clienti togli le schede dei colleghi. Anche un amministratore parte da tutto, ma i moduli che non gli servono si spengono dalla sua scheda.

Chi non vede i dipendenti non li trova da nessuna parte: elenco, ricerca, esportazioni, assistenti AI
Chi timbra soltanto è un utente light: vede la Dashboard e la Timbratura, nient’altro
Ogni versione di un documento resta com’era, e sai sempre chi ha aperto o scaricato cosa

La scheda di un amministratore: ogni modulo acceso, e quello che non gli serve si spegne.

Timbratura Anagrafiche

Presenze, ferie e permessi dal telefono

I dipendenti timbrano entrata, uscita, pause e pranzo dall’app, che verifica che siano nell’area della sede. Ferie, permessi e correzioni si chiedono dall’app o dal web, e li decide il Responsabile; l’ufficio del personale vede chi è al lavoro adesso e il mese di ognuno, giorno per giorno.

Custodo conserva la sede e se il dipendente era dentro o fuori, mai le coordinate
Nessuno decide una propria richiesta; il tipo di malattia lo vedono solo il dipendente e l’ufficio del personale
A fine mese un cartellino in PDF per ognuno, in Archivio, e il file Excel per il consulente del lavoro

Le presenze di una sede: presenti, in pausa e assenti, con l’ultima timbratura di ogni dipendente.

Condivisione documentale Anagrafiche Archivio e AI

A ogni dipendente il suo cedolino

Con Condivisione documentale mandi a ogni dipendente i documenti collegati alla sua anagrafica — il cedolino del mese, la CU — con un link personale, con password e scadenza. Niente allegati in giro per le caselle: ogni apertura e ogni download sono registrati.

Chi ha aperto e chi ha scaricato, documento per documento, con data e ora
Invii automatici ogni giorno, settimana o mese
Un link ritirabile in ogni momento

I destinatari di una condivisione: aperture e download, documento per documento.

I moduli per l’ufficio del personale

Quello che serve all’HR,
e a cosa serve

Tutti i moduli sono inclusi in ogni pacchetto; questi sono quelli che l’ufficio del personale usa ogni giorno.

I dati del personale

Presenze e scadenze

Con i dipendenti

Anche note spese, approvazioni, posta e PEC, CRM, tabelle, cruscotti e integrazioni sono inclusi. Tutti i moduli

Domande dell’ufficio del personale

Prima di cominciare

Se hai altre domande, scrivi al nostro team.

L’amministratore vede le buste paga?

No, finché non si assegna il ruolo HR.

I documenti del Personale li apre solo chi ha il ruolo HR. Un amministratore può assegnarselo, dopo una conferma, e l’assegnazione resta nel registro attività con il suo nome.

Posso dare a un collega solo la consultazione?

Sì: il tipo Lettura.

Il ruolo HR ha quattro tipi, ognuno comprende il precedente: Lettura, Scrittura, Eliminazione e Gestione, che in più assegna il ruolo agli altri. Si sceglie nella scheda della persona e si applica subito, dopo una conferma.

Chi fa assistenza può aprire il Personale?

No.

Il ruolo HR vale solo per una persona al lavoro: durante una sessione di assistenza il Personale resta chiuso, e lo stesso vale per le chiavi API e per gli assistenti collegati dall’esterno.

La timbratura dal telefono traccia la posizione dei dipendenti?

No: verifica solo se sono nella sede, quando timbrano.

Al momento della timbratura l’app controlla che il dipendente sia nell’area della sede: Custodo conserva la sede, se era dentro o fuori e la distanza, mai le coordinate. Il telefono usa la posizione solo mentre si usa l’app, mai in background.

Ogni dipendente che timbra occupa un utente del pacchetto?

No: chi timbra soltanto è un utente light.

Un utente light vede la Dashboard e un solo modulo, per esempio la Timbratura: timbra, chiede ferie e permessi, legge la bacheca e scarica il proprio cartellino. Ogni pacchetto a pagamento comprende un numero di utenti light, indicato nel listino.

Vuoi vederlo sul tuo ufficio del personale?

Nella demo partiamo da un tuo processo — le presenze del mese, l’ingresso di un nuovo assunto, i cedolini da distribuire — e da chi deve vedere cosa.