Dentro la piattaforma
Software per le note spese
Il dipendente fotografa lo scontrino dov’è: al ristorante, al distributore, in stazione. La spesa nasce lì, con la sua categoria e il mezzo con cui è stata pagata. Le righe si raccolgono in una nota spese che porta i suoi totali — quanto è da rimborsare e quanto no — e la nota va in approvazione con i percorsi che hai già scritto nei Flussi. Le spese di un collega non le vedi: leggere quelle di tutta l’azienda è un permesso a parte.
Parliamo delle tue note speseLe note spese, dallo scontrino al rimborso
Nel video · 2:22
- Fotografi lo scontrino e basta, dal telefono, con il ritaglio automatico della pagina. È l’AI a leggerlo — fornitore, data, importo — e a proporti la categoria: quante pagine al mese lo dice il pacchetto
- Il rimborso chilometrico lo calcola Custodo, alla tariffa che hai deciso tu: chi compila scrive i chilometri, non l’importo. E una nota già approvata resta ferma sulla tariffa di allora, anche se domani la cambi. La distanza si ricava dall’itinerario e ogni dipendente può avere la sua tariffa
- La nota spese ha i suoi totali, divisi fra rimborsabile e non rimborsabile, e all’invio si congelano: chi approva legge esattamente i numeri che gli sono stati mandati, non quelli ricalcolati oggi
- L’approvazione è quella che hai già: la nota entra nei Flussi con le regole scritte lì — sopra la cifra che decidi serve anche il titolare. Non c’è un secondo motore di approvazione da imparare, e non lo paghi due volte
- I massimali avvisano, non bloccano: la spesa è già stata fatta, e rifiutare la riga non la annulla — la lascia solo fuori dai conti. Stessa cosa per il doppione: due scontrini identici nello stesso giorno sono l’andata e il ritorno, e chi approva vede che è stato confermato
- Export in CSV ed Excel per il commercialista e la nota in PDF con i giustificativi allegati, inclusi, come la valuta estera con il cambio BCE del giorno tenuto sulla riga
Domande frequenti
La conservazione a norma riguarda anche le note spese?
Sì, anche note spese e giustificativi. Quando una nota spese è approvata, Custodo ne archivia il PDF con i giustificativi nella classe «Nota spese», e la conservazione la prende da lì, secondo le regole definite per la tua azienda. È incluso in ogni pacchetto.
Davvero ho tutti i moduli a un prezzo unico?
Sì, tutti, anche nel pacchetto gratuito. Il pacchetto non decide quali moduli usi: decide quante persone lavorano in Custodo e con quali volumi — spazio, pagine AI, caselle, messaggi, crediti. Se una sola quota non basta, aggiungi solo quella.
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Conservazione a norma secondo le Linee guida AgID, collegata all’archivio: fatture, contratti, note spese e documenti firmati nello stesso ambiente di lavoro.
Archiviazione documentaleArchiviazione documentale che legge i documenti: 157 tipi italiani già pronti, ricerca dentro scansioni e foto, dati estratti che diventano colonne e filtri.
Rilevazione presenzeTimbrature dall’app nell’area della sede, mai le coordinate; ferie e permessi con approvazione; il cartellino di ogni mese e l’export per il consulente del lavoro.
PrezziI pacchetti, i limiti di ogni pacchetto per modulo e la capacità aggiuntiva a listino.