Termini e condizioni di servizio

Premessa

I presenti termini e condizioni (i «Termini») disciplinano l’accesso e l’uso della piattaforma Custodo. Costituiscono, insieme al contratto sottoscritto in fase di registrazione e agli eventuali allegati richiamati, l’intero accordo fra il Fornitore e il Cliente.

Custodo è un servizio destinato esclusivamente a imprese, professionisti ed enti che agiscono nell’esercizio della propria attività. Non è offerto a consumatori: la registrazione richiede una partita IVA valida.

Il Servizio è erogato da Archiva Srl (il «Fornitore»), con sede legale in Via Spagna 24, 37069 Villafranca di Verona (VR), codice fiscale e partita IVA 03237470236, iscritta al Registro delle Imprese di Verona con il numero REA VR-319751, capitale sociale € 500.000 interamente versato.

Recapiti del Fornitore: PEC [email protected], alla quale si inviano anche le comunicazioni contrattuali; assistenza [email protected].

1Definizioni

Nei presenti Termini le espressioni che seguono hanno il significato qui indicato, al singolare come al plurale.

Fornitore

Il soggetto che eroga il Servizio, indicato in premessa.

Cliente

L’impresa, il professionista o l’ente che sottoscrive il contratto e per il quale viene creato uno spazio dedicato sulla piattaforma.

Servizio o Piattaforma

Custodo, nella sua interezza: l’applicazione web, l’API, il server MCP e i moduli attivati per il Cliente.

Modulo

Una parte funzionale del Servizio — a titolo esemplificativo: archivio documentale, email e PEC, flussi di approvazione, CRM, note spese, firme elettroniche, conservazione, business intelligence, notifiche, integrazioni, agenti AI — attivabile e fatturabile in modo indipendente.

Utente

La persona fisica alla quale il Cliente fornisce credenziali di accesso al proprio spazio. Ogni Utente agisce sotto la responsabilità del Cliente.

Utente light

L’Utente che accede soltanto alla Dashboard e a un unico Modulo scelto dal Cliente, con i permessi che gli sono assegnati in quel Modulo ma senza accesso alle sue impostazioni. Non può essere Amministratore, non utilizza l’assistente AI integrato nel Servizio né l’assistenza, non dispone di Chiavi API né collega Assistenti AI, ed è conteggiato nella quota di utenti light del Piano anziché tra gli utenti del Piano. Utenti light ulteriori si aggiungono nei gruppi indicati nel listino.

Amministratore

L’Utente al quale il Cliente attribuisce il ruolo di amministrazione: crea gli altri Utenti, assegna i permessi, emette le chiavi API e autorizza le integrazioni.

Dati del Cliente

Tutto ciò che il Cliente e i suoi Utenti caricano, generano o ricevono attraverso il Servizio: documenti e relativi contenuti, metadati estratti, messaggi di posta e PEC, anagrafiche, flussi, registrazioni contabili, dati di configurazione.

Spazio del Cliente

L’insieme dei Dati del Cliente e delle configurazioni riferiti al Cliente, isolato dagli spazi degli altri clienti a livello di base di dati.

Chiave API

La credenziale, emessa da un Amministratore, che consente a un programma di chiamare le funzioni del Servizio con permessi definiti al momento dell’emissione.

Assistente AI

Un sistema di intelligenza artificiale di terze parti che il Cliente sceglie di collegare al proprio Spazio, tipicamente attraverso il protocollo MCP.

Documento sigillato

La versione di un documento che, una volta sigillata, non è più modificabile: ogni successiva variazione produce una nuova versione e lascia traccia nel registro delle attività.

Piano

Il pacchetto sottoscritto dal Cliente, che determina il corrispettivo periodico. Il Piano comprende il numero di utenti, la quota di utenti light e i volumi d’uso indicati nel listino — spazio di archiviazione, pagine elaborate con AI, caselle di posta, messaggi, crediti e le altre quote pubblicate — e dà accesso a tutti i moduli, con tutte le loro funzioni. Capacità ulteriore e componenti aggiuntivi si sottoscrivono a parte.

2Oggetto del servizio e modalità di attivazione

Il Fornitore concede al Cliente il diritto non esclusivo, non trasferibile e non cedibile di accedere al Servizio e di usarlo per le proprie finalità aziendali interne, per la durata del contratto e nei limiti del Piano sottoscritto.

Custodo è offerto in modalità software as a service: non viene consegnata né concessa in licenza alcuna copia del software, che resta installato ed eseguito sull’infrastruttura del Fornitore.

2.1 Registrazione e verifica

1. La registrazione avviene online. Il richiedente indica i dati dell’impresa, fra cui la partita IVA, e un indirizzo di posta elettronica al quale viene inviato un codice di verifica monouso.
2. La partita IVA è verificata automaticamente tramite il servizio VIES della Commissione europea. L’esito della verifica non sostituisce la valutazione del Fornitore e non costituisce, di per sé, accettazione della richiesta.
3. Al termine della compilazione viene generato un contratto in formato PDF che riporta i dati dichiarati e il Piano scelto. Il contratto va sottoscritto: la sottoscrizione vale come accettazione dei presenti Termini.
4. La registrazione può avvenire anche per il tramite di un partner del Fornitore, che compila la richiesta per conto del Cliente. In tal caso la richiesta resta soggetta alla validazione del partner e, in ogni caso, all’approvazione del Fornitore.
5. Il Servizio si intende attivo, e il Piano operativo, soltanto dopo l’approvazione della richiesta da parte del Fornitore e la creazione dello Spazio del Cliente. Il Fornitore può rifiutare una richiesta senza doverne indicare il motivo, in particolare se i dati dichiarati risultano incompleti, non verificabili o non veritieri.

Non è previsto un periodo di prova a tempo. Il Piano Free è disponibile senza corrispettivo, nei limiti indicati nel listino.

2.2 Cosa comprende il Servizio

Il Servizio comprende l’accesso a tutti i moduli, con tutte le loro funzioni, nei limiti d’uso previsti dal Piano — spazio di archiviazione compreso — l’aggiornamento continuo della piattaforma e l’assistenza secondo le modalità pubblicate. Non comprende, salvo diverso accordo scritto, attività di consulenza, migrazione di archivi preesistenti, sviluppo di funzioni su misura, formazione in presenza e integrazioni con sistemi del Cliente.

3Account, credenziali e responsabilità dell’utente

1. Il Cliente designa uno o più Amministratori. Gli Amministratori creano gli Utenti, ne definiscono i permessi e ne revocano l’accesso: il Fornitore non interviene sulle assegnazioni interne al Cliente.
2. Le credenziali sono personali. Il Cliente si impegna a far sì che non vengano condivise e a comunicare senza ritardo al Fornitore ogni accesso non autorizzato di cui venga a conoscenza.
3. Il Cliente risponde di ogni attività compiuta con le credenziali del proprio Spazio, comprese quelle compiute da programmi che usano una Chiave API o da un Assistente AI collegato.
4. Una Chiave API viene mostrata una sola volta al momento della creazione: il Fornitore ne conserva soltanto l’impronta e non è tecnicamente in grado di mostrarla nuovamente. La custodia della chiave è del Cliente.
5. Se il Cliente attiva l’accesso tramite il proprio sistema di identità aziendale (SSO/SAML), la corretta configurazione dell’identity provider e la gestione del ciclo di vita degli account restano a suo carico. La disattivazione di un account presso l’identity provider non comporta automaticamente la cancellazione dei dati già prodotti da quell’Utente all’interno dello Spazio.
6. Il Cliente si impegna a mantenere aggiornati i propri dati di fatturazione e di contatto. Le comunicazioni inviate all’ultimo indirizzo comunicato si intendono validamente ricevute.

4Corrispettivi, fatturazione e rinnovo

1. Il corrispettivo è determinato dal Piano sottoscritto — il pacchetto, con gli utenti e i volumi che comprende — oltre all’eventuale capacità aggiuntiva e ai componenti aggiuntivi richiesti, secondo il listino in vigore al momento della sottoscrizione. Tutti i prezzi si intendono al netto dell’IVA e di ogni altra imposta o onere di legge, che restano a carico del Cliente.
2. Il pagamento avviene tramite Stripe. In fase di registrazione il Cliente registra un metodo di pagamento: l’operazione serve ad autorizzare il metodo, non comporta addebito immediato. L’abbonamento — e quindi il primo addebito — decorre dall’approvazione della richiesta e dall’attivazione dello Spazio.
3. I dati della carta o del mandato di addebito sono trattati e conservati direttamente da Stripe, che agisce come fornitore di servizi di pagamento. Il Fornitore non ha accesso al numero completo dello strumento di pagamento.
4. La fatturazione è periodica e anticipata per l’intero periodo di riferimento. Le variazioni che comportano un aumento (utenti aggiuntivi, utenti light aggiuntivi, passaggio a un pacchetto superiore, capacità aggiuntiva, componenti aggiuntivi) hanno effetto immediato e sono conguagliate sul periodo in corso; le variazioni in diminuzione hanno effetto dal periodo successivo.
5. Il mancato pagamento alla scadenza legittima il Fornitore a sospendere l’accesso al Servizio previa comunicazione. La sospensione non comporta la cancellazione dei Dati del Cliente, che restano conservati per tutta la durata della sospensione: i termini di cancellazione dell’articolo 8 decorrono dalla cessazione del contratto, non dalla sospensione.
6. Il contratto si rinnova tacitamente per periodi successivi di pari durata, al listino in vigore al momento del rinnovo, salvo disdetta comunicata nei termini di cui all’articolo 5.
7. Per i Piani a preventivo, il corrispettivo, la periodicità e le modalità di pagamento sono quelli indicati nell’offerta accettata, che prevale sul listino.
8. Il periodo di abbonamento è mensile o annuale, a scelta del Cliente al momento della sottoscrizione.
9. I pagamenti con carta o con addebito diretto tramite Stripe sono anticipati e avvengono all’inizio di ciascun periodo. Quando è concordato il pagamento con bonifico bancario, la fattura si paga entro 30 giorni dalla sua data.
10. In caso di ritardo nel pagamento decorrono gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231. La sospensione di cui al punto 5 può essere disposta trascorsi 15 giorni dal sollecito di pagamento rimasto senza esito.
11. Le variazioni dei corrispettivi applicabili al rinnovo sono comunicate al Cliente almeno 30 giorni prima della scadenza del periodo in corso.

5Durata, recesso e cessazione

1. Il contratto decorre dall’attivazione dello Spazio del Cliente e ha la durata del periodo di abbonamento sottoscritto, con rinnovo tacito ai sensi dell’articolo 4.
2. Ciascuna parte può impedire il rinnovo dandone comunicazione scritta all’altra entro la scadenza del periodo in corso, per l’abbonamento mensile, e almeno 30 giorni prima della scadenza, per l’abbonamento annuale. La disdetta ha effetto alla scadenza del periodo in corso: i corrispettivi già maturati non sono rimborsabili, salvo diverso accordo.
3. Il Fornitore può risolvere il contratto con effetto immediato in caso di violazione grave degli obblighi di cui all’articolo 6, di mancato pagamento protratto oltre il termine di sospensione, o di uso del Servizio che esponga la piattaforma o gli altri clienti a un rischio concreto.
4. Il Cliente può risolvere il contratto con effetto immediato in caso di inadempimento grave del Fornitore non sanato entro 15 giorni dalla contestazione scritta.
5. Alla cessazione, per qualunque causa, l’accesso al Servizio termina e si applica quanto previsto all’articolo 8 in materia di restituzione e cancellazione dei dati.
6. Sopravvivono alla cessazione gli articoli 7 (proprietà intellettuale), 8 (dati del cliente), 11 (limitazione di responsabilità) e 13 (legge applicabile e foro), oltre a ogni obbligo di pagamento già maturato.

6Obblighi del cliente e uso consentito

Il Cliente usa il Servizio per la propria attività, nel rispetto della legge, e risponde dei contenuti che vi immette.

In particolare, il Cliente si impegna a non:

• caricare contenuti illeciti, o dei quali non abbia il diritto di disporre;
• usare il Servizio per inviare comunicazioni non richieste, in violazione della disciplina in materia di comunicazioni elettroniche e protezione dei dati;
• tentare di accedere a spazi, dati o funzioni di altri clienti, o di aggirare i controlli di isolamento, i permessi o i limiti d’uso;
• sottoporre la piattaforma a prove di carico o di sicurezza senza autorizzazione scritta preventiva;
• decompilare, disassemblare o tentare di ricavare il codice sorgente del Servizio, se non nei limiti inderogabili di legge;
• rivendere, sublicenziare o mettere il Servizio a disposizione di terzi non autorizzati, né usarlo per erogare a terzi un servizio concorrente;
• usare il Servizio in modo da comprometterne la stabilità, la sicurezza o la disponibilità per gli altri clienti.

Il Cliente è inoltre responsabile della correttezza e della liceità dei dati che immette, del fatto di avere titolo per trattarli, e dell’adempimento degli obblighi che gli competono quando i documenti caricati hanno rilevanza fiscale, contabile o probatoria.

7Proprietà intellettuale

1. Il Servizio — software, interfacce, documentazione, marchi, nome e logo Custodo — è e resta di titolarità del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il contratto attribuisce al Cliente un diritto d’uso, non un trasferimento di diritti.
2. Nulla di quanto previsto dai presenti Termini attribuisce al Cliente diritti sul codice sorgente, sull’architettura o sugli schemi dati della piattaforma.
3. I Dati del Cliente restano di titolarità del Cliente: si veda l’articolo 8.
4. Se il Cliente trasmette al Fornitore suggerimenti, segnalazioni o proposte di miglioramento, il Fornitore può utilizzarli liberamente per l’evoluzione del prodotto, senza che ciò faccia sorgere alcun diritto in capo al Cliente. Ciò non riguarda in alcun modo i Dati del Cliente.
5. Il Fornitore può citare il Cliente come tale, con il nome e il segno distintivo, soltanto previo consenso scritto.

8I dati del cliente restano del cliente

I Dati del Cliente appartengono al Cliente. Il Fornitore li tratta unicamente per erogare il Servizio, su istruzione del Cliente, e non li usa per finalità proprie.

Il Fornitore non usa i Dati del Cliente per addestrare modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi.

8.1 Come sono protetti

• Lo Spazio di ciascun cliente è isolato a livello di base di dati: le regole di isolamento sono applicate dal motore stesso, e l’utenza applicativa non ha facoltà di aggirarle.
• Le credenziali che il Cliente affida al Servizio — caselle di posta, dispositivi di firma — sono conservate cifrate.
• Il registro delle attività è concatenato crittograficamente: una modifica retroattiva di una riga già scritta è rilevabile.
• Ogni versione di un documento, una volta sigillata, è immutabile: le variazioni successive producono nuove versioni.
• La conservazione dei documenti è configurata dal Cliente per tipo documentale; il Cliente può inoltre porre un documento sotto blocco legale, che ne impedisce la cancellazione finché il blocco non viene rimosso.

8.2 Restituzione e cancellazione alla cessazione

1. Fino alla cessazione, il Cliente può esportare i propri dati in qualsiasi momento e in autonomia: dall’applicazione e attraverso l’API, che espone le stesse operazioni disponibili nell’interfaccia.
2. Alla cessazione del contratto il Cliente ha diritto di ottenere una copia dei propri dati nei 30 giorni successivi, durante i quali lo Spazio del Cliente resta accessibile in sola lettura, secondo le modalità che il Fornitore mette a disposizione al momento della cessazione. Decorsa tale finestra l’accesso è chiuso.
3. Entro 90 giorni dalla cessazione i Dati del Cliente sono cancellati definitivamente dai sistemi di produzione e dalle copie di backup, che vengono meno con la loro rotazione ordinaria. Fanno eccezione i pacchetti della conservazione a norma, che restano bloccati in sola lettura fino alla scadenza del rispettivo termine di conservazione, e i dati di cui al punto successivo.
4. Il Fornitore può conservare oltre tali termini i soli dati la cui conservazione sia imposta dalla legge — tipicamente i dati di fatturazione — e per il tempo da essa previsto.
5. Su richiesta scritta del Cliente, e a condizione che non vi ostino obblighi di legge o blocchi legali attivi, il Fornitore procede alla cancellazione anticipata.

8.3 Dati personali

Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente il Fornitore agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, secondo le istruzioni del Cliente costituite dai presenti Termini e dalla configurazione del Servizio, e si avvale dei fornitori elencati nell’informativa privacy, che indica anche dove sono ospitati i dati. Su richiesta del Cliente, inviata a [email protected], le parti formalizzano queste condizioni in un accordo sul trattamento dei dati.

9Assistenti AI e integrazioni di terze parti

Custodo si integra con servizi di terze parti. Alcuni sono parte del Servizio e sono scelti dal Fornitore; altri sono attivati dal Cliente, e in quel caso la scelta — con le conseguenze che comporta — è del Cliente.

9.1 Elaborazione automatica dei documenti

Per estrarre i dati da un documento e per far funzionare gli agenti AI del prodotto, il Servizio invia il contenuto del documento a OpenAI, che opera come fornitore del Fornitore. Il riconoscimento ottico dei caratteri avviene invece sull’infrastruttura del Fornitore, senza trasmissione a terzi. L’elenco completo dei fornitori coinvolti, con la relativa funzione, è nell’informativa privacy.

9.2 Collegare un proprio assistente AI

1. Il collegamento è possibile solo per un Amministratore, e solo dopo una schermata di consenso che espone, prima della concessione, quali dati l’assistente potrà leggere e quali operazioni potrà compiere.
2. L’ambito dell’accesso è definito dal Cliente: permessi selezionati uno per uno, moduli raggiungibili, esclusione delle operazioni distruttive, limiti di chiamata, indirizzi ammessi, scadenza. Un accesso nuovo nasce in sola lettura.
3. Un assistente collegato non può fare più di quanto potrebbe fare l’Utente per conto del quale opera: agisce entro gli stessi permessi.
4. Il Cliente è responsabile della scelta dell’assistente, delle condizioni contrattuali che accetta con il relativo fornitore e dell’ambito di accesso che concede. Il Cliente può revocare l’accesso in qualsiasi momento; la revoca opera per il futuro e non riguarda i dati già trasmessi.
5. Le stesse regole valgono per ogni altra integrazione realizzata dal Cliente tramite API o webhook verso sistemi propri o di terzi.

10Disponibilità del servizio e manutenzione

1. Il Fornitore eroga il Servizio con la diligenza professionale richiesta e adotta misure ragionevoli per mantenerlo disponibile con continuità. Il Servizio è tuttavia erogato «così com’è» quanto alla continuità: non è garantito un funzionamento ininterrotto o privo di errori.
2. Il Fornitore può eseguire interventi di manutenzione programmata, in fascia notturna e con almeno 48 ore di preavviso, e interventi urgenti senza preavviso quando siano necessari per la sicurezza o la stabilità della piattaforma.
3. Non è previsto alcun livello di servizio (SLA) garantito né alcuna penale. Il Fornitore persegue un obiettivo di disponibilità mensile del 99,5%, che non costituisce un impegno contrattuale.
4. L’assistenza risponde all’indirizzo [email protected] dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi, dalle 9 alle 18, e prende in carico ogni richiesta entro un giorno lavorativo.
5. Non sono imputabili al Fornitore le indisponibilità dovute a: fatti del Cliente o dei suoi Utenti, connettività del Cliente, malfunzionamenti di servizi di terze parti collegati dal Cliente, cause di forza maggiore.
6. Il Fornitore può modificare, migliorare o sostituire funzioni del Servizio. Se una funzione viene dismessa in modo tale da ridurre in misura sostanziale le prestazioni pattuite, il Cliente può recedere con effetto immediato dandone comunicazione entro trenta giorni dalla dismissione, con rimborso pro rata del periodo pagato e non goduto.

11Limitazione di responsabilità

1. Il Fornitore risponde dei danni diretti causati da propria colpa nell’esecuzione del contratto, entro un importo pari ai corrispettivi pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l’evento che ha causato il danno.
2. È esclusa, nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità del Fornitore per danni indiretti, perdita di profitto, perdita di avviamento, mancato risparmio e pretese di terzi.
3. Nessuna limitazione opera in caso di dolo o colpa grave, di danni alla persona, e in ogni altra ipotesi in cui la legge non ne consenta l’esclusione.
4. Il Fornitore non risponde della perdita di dati che il Cliente avrebbe potuto evitare esportandoli, né dell’esito di elaborazioni automatiche che il Cliente non abbia verificato.
5. Il Cliente tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi derivanti dai contenuti che ha immesso nel Servizio o dall’uso che ne ha fatto in violazione dell’articolo 6.

12Modifiche ai termini

1. Il Fornitore può modificare i presenti Termini per adeguarli all’evoluzione del Servizio, a mutamenti normativi o a esigenze organizzative.
2. Le modifiche sono comunicate al Cliente all’indirizzo di contatto comunicato e pubblicate su questa pagina, con l’indicazione della data di entrata in vigore, con almeno 30 giorni di preavviso.
3. Se una modifica peggiora in misura sostanziale la posizione del Cliente, questi può recedere senza oneri, con comunicazione scritta da inviare prima della data di entrata in vigore. Il recesso ha effetto da quella data e dà diritto alla restituzione della quota di corrispettivo non goduta.
4. La prosecuzione nell’uso del Servizio dopo l’entrata in vigore vale come accettazione.
5. Le versioni precedenti dei Termini restano disponibili su richiesta.

13Legge applicabile e foro competente

1. Il contratto è regolato dalla legge italiana, con esclusione delle norme di conflitto.
2. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, all’esecuzione o alla risoluzione del contratto è competente in via esclusiva il Foro di Verona.
3. Se una clausola dei presenti Termini risulta invalida o inefficace, le restanti conservano piena efficacia e la clausola invalida è sostituita da una disposizione che ne rispetti il più possibile lo scopo.
4. La tolleranza di un inadempimento non costituisce rinuncia a farlo valere in seguito.
5. Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cederlo nell’ambito di un’operazione societaria, dandone comunicazione.
6. Le comunicazioni fra le parti si effettuano per iscritto agli indirizzi indicati in premessa e nel contratto.

Queste condizioni si applicano al servizio erogato agli indirizzi app.custodo.ai e api.custodo.ai. Il trattamento dei dati personali è descritto nell’informativa privacy.