L'archivio che legge i documenti al posto tuo

All’upload il tipo di documento è «Automatico»: non scegli niente. Custodo apre il file, lo legge, capisce che tipo è fra quelli della tua azienda, e ne tira fuori i dati — numero, date, importi, chi c’è dall’altra parte. Quando non è abbastanza sicuro non tira a indovinare: lo mette da parte e ti scrive «non riconosciuto», perché un numero sbagliato costa più di un numero mancante.

Nel video · 2:28

157 tipi di documento italiani già pronti, e non solo fiscali: fattura in entrata e in uscita, nota di credito, F24, DURC, visura camerale, DDT, busta paga, CU, libro giornale, registri IVA, bilancio, DVR, e poi personale, sicurezza, privacy, logistica e acquisti. 69 sono accesi da subito, gli altri li accendi quando ti servono
E i tuoi, con i campi che decidi tu: Custodo tira fuori quello che hai chiesto, non quello che abbiamo previsto noi
Cerchi dentro i documenti, non nel nome del file — anche nelle scansioni e nelle foto, perché le legge
I dati estratti diventano colonne e filtri dell’elenco: raggruppi, scegli cosa vedere, e salvi la vista che usi tutti i giorni
Ogni versione resta com’era, e sai sempre chi ha aperto o scaricato cosa
Il Personale lo apre solo il ruolo HR: buste paga, contratti e certificati li vede solo chi ha il ruolo, nemmeno un amministratore in automatico, e ogni assegnazione resta nel registro attività
Ogni tipo si conserva per il tempo che decidi tu, e un documento che non deve sparire si blocca

Approfondisci l’archiviazione documentale →

Conservazione a norma, collegata al lavoro della tua azienda

Note spese e giustificativi, fatture, contratti e documenti firmati hanno un valore che continua dopo la chiusura della pratica. Custodo collega questi documenti a un percorso di conservazione a norma nello stesso ambiente in cui li gestisci, con regole e responsabilità definite per la tua azienda.

Nel video · 1:29

Conservazione in proprio: un processo secondo le Linee guida AgID, con un responsabile e regole definite per l’azienda.
Continuità fra i processi: documenti contabili, note spese, giustificativi, contratti e documenti firmati nello stesso ambiente di lavoro.
Documenti da ritrovare nel tempo: dal versamento ai pacchetti di conservazione e distribuzione.
Archiviazione e conservazione collegate: l’Archivio organizza i documenti e le loro versioni; il modulo Conservazione gestisce il processo dedicato.

Parliamo dei tuoi documenti da conservare Approfondisci la conservazione a norma →

Protocollo interno

Ogni pratica ha il suo numero, e le risposte ci entrano da sole

Apri un protocollo per la pratica — un contratto, una contestazione, un finanziamento — e Custodo gli dà il numero: 2026/0042. Dentro registri quello che la riguarda: la PEC arrivata, la risposta partita, il documento in Archivio, l’anagrafica della controparte, la telefonata di ieri. Ogni registrazione ha il suo sottoprotocollo, 2026/0042.3, e aprendo il protocollo vedi tutto insieme. È il protocollo interno dell’azienda, non quello informatico delle pubbliche amministrazioni.

Nel video · 1:46

Il numero lo dà Custodo: riparte ogni anno, senza buchi e senza doppioni, anche con il prefisso dell’azienda — ACME-2026/0042
Si registrano documenti, email e PEC, chat WhatsApp, anagrafiche, attività, appuntamenti, trattative, checklist e righe di tabella, o una nota per la lettera arrivata su carta
Le risposte entrano da sole: l’email scritta dal protocollo porta il numero nell’oggetto, e le risposte che la citano si registrano senza che nessuno le tocchi
Un messaggio che cita soltanto il numero aspetta la conferma del titolare: un numero si indovina, una conversazione no
Protocolla senza uscire dall’Archivio, dalla posta o da un’anagrafica; sulla riga del documento o del messaggio un’etichetta dice dov’è registrato
Si annulla, non si cancella: una registrazione sbagliata resta barrata, con il motivo, e un numero non torna mai libero
Il Registro di tutte le registrazioni, da filtrare ed esportare, e i protocolli riservati, che vede soltanto chi deve

Un solo registro per tutte le aziende e le persone con cui lavori

Clienti, fornitori, agenti, dipendenti, collaboratori e consulenti stanno in un posto solo, e ogni modulo li legge da lì: il CRM ci appoggia le sue trattative, Raccolta documenti ci sceglie i destinatari, Firme i firmatari, la Posta gli indirizzi. E la scheda di un’anagrafica raccoglie da sola quello che gli altri moduli sanno di lei — i documenti con la sua partita IVA, le email scambiate, le trattative, le richieste di documenti, le buste di firma.

Nel video · 2:05

Ruoli al posto delle etichette: cliente, potenziale cliente, fornitore, agente, dipendente, collaboratore, consulente — più quelli che servono alla tua azienda. Un’anagrafica può averne più d’uno
Chi vede i dipendenti lo decidi tu, persona per persona: chi non li vede non li trova da nessuna parte — né nell’elenco, né nella ricerca, né nelle esportazioni o negli assistenti AI
Tutto quello che la riguarda, senza collegarlo a mano: i documenti che portano la sua partita IVA o il suo codice fiscale, i messaggi da e verso la sua email o PEC, le buste firmate dal suo indirizzo — e sempre solo quello che potresti già aprire
Colleghi un documento o un’email a una o più anagrafiche dall’Archivio e dalla Posta, e filtri l’Archivio per anagrafica: tutte le fatture di un fornitore, in un clic
I campi fiscali italiani, controllati davvero: partita IVA, codice fiscale di azienda o di persona, codice destinatario e PEC. Il doppione è un avviso e non un blocco — le filiali di un gruppo hanno la stessa partita IVA
Le persone di un’azienda sotto la sua scheda, più indirizzi con i nomi che usi tu, e import ed export in Excel

Liste condivise, un solo riferimento

Causali, categorie e listini hanno un posto dedicato, invece di un foglio di calcolo per ciascuno. Definisci le colonne e usa gli stessi valori nei campi di Flussi, Attività, CRM e Note spese, secondo i permessi assegnati.

Nel video · 1:15

Colonne configurabili per i dati della tua azienda
Valori condivisi nei campi degli altri moduli
Accesso alle singole tabelle assegnato ai collaboratori
Ricerca e gestione delle righe nello stesso ambiente

La differenza

Il tuo assistente si collega incollando un indirizzo

Copi un indirizzo da Custodo e lo incolli in Claude o in ChatGPT. Da quel momento l’assistente che già usi può cercare nei tuoi documenti, leggere la posta, guardare le trattative e prepararti un riepilogo — e sei tu a decidere, voce per voce, cosa gli è permesso. Non serve un informatico: il collegamento si configura da solo, e usa MCP — lo standard che Claude e ChatGPT già parlano.

Nel video · 1:26

Cerca nei documenti, legge la posta e la PEC, guarda le trattative e le approvazioni e ti prepara un riepilogo — più cinque domande già pronte
Non può firmare. Mai. Firmare è una decisione di una persona, e non la lasciamo a un programma: è una scelta, non una mancanza
Ti costruisci i tuoi assistenti dentro Custodo: gli dai un nome, gli scrivi in italiano che lavoro deve fare, e spunti cosa può toccare
Parte quando decidi tu: a mano, ogni mattina a un’ora fissa, o appena succede qualcosa — arriva una PEC, un contratto viene firmato, un’approvazione va in ritardo
Non vede più di chi l’ha creato. Se domani togli un permesso a quella persona, l’assistente lo perde nello stesso momento
Un interruttore per fermare tutto, un tetto al numero di richieste, l’opzione «chiedimi prima di scrivere qualcosa», e il registro di cosa ha fatto e quanto è costato

La posta e la PEC dove lavori davvero

Non un archivio di posta da consultare quando serve: la casella in cui stai tutto il giorno. Si collega a quella che hai già, raggruppa le conversazioni, ti fa agire su tanti messaggi insieme e tiene la finestra di scrittura in basso mentre continui a leggere. E sotto, ogni messaggio conservato per sempre esattamente com’era arrivato.

Nel video · 1:40

Veloce da tastiera come la posta che già usi: scorri, archivi, rispondi e inoltri senza toccare il mouse
La bozza si salva da sola ogni due secondi, ogni casella ha la sua firma, e c’è annulla invio per quando hai premuto troppo presto
Cerchi come parli: «da: Rossi», «oggetto: fattura», «ha: allegato». Funziona anche in inglese, se ci sei abituato
Le ricevute PEC — accettazione, avvenuta consegna, mancata consegna — restano attaccate al messaggio che certificano, non sparse in una cartella
Le immagini dentro le email non si caricano finché non le chiedi: aprire un messaggio non dice a chi l’ha mandato che l’hai aperto
Chi vede quale casella lo decidi tu, una persona alla volta. Chi non è stato autorizzato non la vede: non è nascosta, per lui non esiste

WhatsApp dal numero dell’azienda, senza passarsi il telefono

Colleghi a Custodo i numeri WhatsApp dell’azienda come colleghi le caselle di posta. Chi ha il permesso legge le chat e risponde dal numero dell’azienda, dal computer o dall’app; i messaggi scritti dal telefono compaiono nella stessa conversazione. E ogni chat porta il nome del cliente o del fornitore, se il numero è nella sua anagrafica.

Nel video · 1:07

Più numeri — l’assistenza, l’ufficio, un commerciale — ognuno con le sue chat, da cercare per nome o per numero
Aprire è leggere: il «da leggere» sparisce per tutti i colleghi, e al cliente non arrivano le spunte blu
Nell’anagrafica c’è il numero WhatsApp: «Scrivi su WhatsApp» parte dalla scheda, e lì trovi anche le sue chat
Un documento dell’Archivio si manda su WhatsApp come file, e nella chat si riapre dall’Archivio
Chi legge, chi risponde e chi collega i numeri lo decidi tu, con i permessi di ciascuno
Il numero si collega come WhatsApp Web, inquadrando un codice QR: meglio un numero dedicato, non quello principale dell’azienda

Basta rincorrere le approvazioni per email

Chi approva cosa, in che ordine e entro quando lo decidi una volta sola. Poi ogni pratica fa quella strada da sola: arriva a chi tocca, gli ricorda la scadenza, e resta lì ad aspettare anche per giorni senza che nessuno debba ricordarsene. Chi la avvia non deve sapere com’è fatta: sceglie il documento e parte.

Nel video · 1:34

Percorsi con un nome — «approvazione fatture», «autorizzazione spese» — che parti a mano, o che partono da soli appena un documento è pronto
Più persone sullo stesso passaggio: devono approvare tutte, basta una, oppure almeno due su tre
Regole sull’importo: sopra la cifra che decidi serve anche il titolare, sotto no. La spesa da 40 € non gli arriva sulla scrivania
Una scadenza su ogni passaggio, e le domande che vuoi fare — centro di costo, commessa, motivo — chieste a chi avvia e a chi approva
Quando qualcuno è in ferie le sue pratiche passano a chi lo sostituisce. E la discussione resta attaccata alla pratica, invece di perdersi in una catena di email
Se domani cambi il percorso, le pratiche già partite finiscono con le regole di quando sono partite: quello che è stato approvato resta approvato così

Chi fa cosa, entro quando

Assegna un’attività a una persona o a un reparto, aggiungi scadenza, documenti e passi da completare. Chi coordina vede il carico di lavoro; ciascun collega ritrova le attività che lo riguardano.

Nel video · 2:16

Elenco e bacheca per vedere il lavoro per stato
Assegnazioni, priorità, scadenze e presa in carico del reparto
Passi di checklist dentro ogni attività, anche con assegnatari diversi
Commenti, allegati e collegamenti ai documenti dell’Archivio
Filtri per attività assegnate, create, del reparto e partecipate

Verifiche condivise

Ogni anagrafica, ogni verifica, un solo quadro

Assegna una checklist a più colleghi e lavora in una matrice a pagina intera, con righe e colonne compatte: anagrafiche da un lato, verifiche e documenti dall’altro. Seleziona una cella per aggiornare lo stato e aprire commenti, documenti e cronologia.

Nel video · 1:50

Da fare, in corso, completato: uno stato per ogni verifica, con commenti e cronologia delle modifiche
Documenti a supporto: collega quelli esistenti o carica allegati; scegli «Carica in Archivio» per mostrarli anche nell’elenco generale, mantenendo permessi e versioni
Ruoli e collaborazione: chi coordina crea e assegna, i colleghi lavorano sulle checklist che li riguardano
Riparti da un modello: copia una checklist esistente con le stesse verifiche e avanzamento azzerato
Dashboard e Business Intelligence: notifiche, lavoro da completare e grafici sull’avanzamento

Appuntamenti e scadenze

Un solo calendario per ciò che hai in agenda e per ciò che scade

Gli appuntamenti con i colleghi e le scadenze dell’azienda nello stesso posto. Le scadenze non si inseriscono a mano: arrivano dai metadati dei documenti archiviati e dagli altri moduli, così la polizza che scade a marzo e la riunione di giovedì stanno nella stessa settimana, sul computer e sul telefono.

Nel video · 1:07

Eventi fra colleghi, singoli o ricorrenti, con luogo, link alla riunione, invitati — persone o interi reparti — che rispondono Sì, Forse o No, e fino a tre promemoria
Lo Scadenziario: le scadenze di tutta l’azienda in un solo calendario — la data «Scadenza» dei documenti in Archivio, le attività, le approvazioni, le buste di firma, le raccolte, le trattative — ognuna riapre il record da cui nasce
Due profili: ognuno vede il proprio calendario; chi coordina, con un permesso in più, vede quello di tutta l’azienda. Un evento privato resta «Occupato» per chiunque non sia invitato, amministratori compresi
Mese, settimana, giorno e agenda, con i calendari condivisi dell’organizzazione — la sala riunioni, le ferie — accanto al proprio
Sul telefono e in Outlook: un indirizzo di abbonamento porta eventi e scadenze nel calendario del dispositivo, in sola lettura, e si revoca con un clic
Inviti, modifiche e promemoria arrivano nella campanella, come notifica sul telefono e per email; ogni azione finisce nel registro delle attività

Le note spese, dallo scontrino al rimborso

Il dipendente fotografa lo scontrino dov’è: al ristorante, al distributore, in stazione. La spesa nasce lì, con la sua categoria e il mezzo con cui è stata pagata. Le righe si raccolgono in una nota spese che porta i suoi totali — quanto è da rimborsare e quanto no — e la nota va in approvazione con i percorsi che hai già scritto nei Flussi. Le spese di un collega non le vedi: leggere quelle di tutta l’azienda è un permesso a parte.

Nel video · 2:22

Fotografi lo scontrino e basta, dal telefono, con il ritaglio automatico della pagina. È l’AI a leggerlo — fornitore, data, importo — e a proporti la categoria: quante pagine al mese lo dice il pacchetto
Il rimborso chilometrico lo calcola Custodo, alla tariffa che hai deciso tu: chi compila scrive i chilometri, non l’importo. E una nota già approvata resta ferma sulla tariffa di allora, anche se domani la cambi. La distanza si ricava dall’itinerario e ogni dipendente può avere la sua tariffa
La nota spese ha i suoi totali, divisi fra rimborsabile e non rimborsabile, e all’invio si congelano: chi approva legge esattamente i numeri che gli sono stati mandati, non quelli ricalcolati oggi
L’approvazione è quella che hai già: la nota entra nei Flussi con le regole scritte lì — sopra la cifra che decidi serve anche il titolare. Non c’è un secondo motore di approvazione da imparare, e non lo paghi due volte
I massimali avvisano, non bloccano: la spesa è già stata fatta, e rifiutare la riga non la annulla — la lascia solo fuori dai conti. Stessa cosa per il doppione: due scontrini identici nello stesso giorno sono l’andata e il ritorno, e chi approva vede che è stato confermato
Export in CSV ed Excel per il commercialista e la nota in PDF con i giustificativi allegati, inclusi, come la valuta estera con il cambio BCE del giorno tenuto sulla riga

Approfondisci le note spese →

Presenze, ferie e permessi

Si timbra dal telefono, e a fine mese i cartellini sono in Archivio

I dipendenti timbrano entrata, uscita, pause e pranzo dall’app, che verifica che siano nell’area della sede; dal computer si timbra da remoto, se il profilo lo prevede. Ferie, permessi e correzioni si chiedono dall’app o dal web, e li decide il Responsabile. L’ufficio personale vede chi è al lavoro adesso e il mese di ognuno, giorno per giorno; a fine mese lo chiude, e ogni dipendente trova il suo cartellino presenze in PDF.

Nel video · 1:39

Dal telefono, nell’area della sede: Custodo conserva la sede, se il dipendente era dentro o fuori e la distanza, mai le coordinate, e il telefono usa la posizione solo mentre si usa l’app, mai in background
Senza rete la timbratura non si perde: resta sul telefono con il suo orario e parte da sola quando la rete torna
Ferie, permessi e correzioni li decide il Responsabile o l’ufficio personale, e nessuno decide una propria richiesta; la malattia si registra con il protocollo INPS, e il suo tipo lo vedono solo il dipendente e l’ufficio personale
Residui di ferie e permessi con le maturazioni del modello che scegli, e le chiusure aziendali per tutti, per alcune sedi o per alcuni dipendenti
Presenze dice chi è al lavoro, in pausa o assente adesso; Mese mostra le ore conteggiate di ogni giorno, le assenze, le anomalie da giustificare e i turni ancora aperti
La Bacheca manda gli avvisi a tutti, ad alcune sedi o ad alcuni dipendenti, anche per email, e dice chi li ha letti
A fine mese un cartellino presenze in PDF per ogni dipendente, archiviato in Archivio e scaricabile dall’app, e il file Excel per il consulente del lavoro
I dipendenti e i loro Responsabili arrivano dalle Anagrafiche; chi timbra soltanto è un utente light, che vede la Dashboard e la Timbratura e nient’altro

Approfondisci la rilevazione presenze →

Firmi e fai firmare senza stampare niente

Prendi un documento che è già in archivio, trascini il riquadro della firma sulla pagina che vuoi, aggiungi chi deve firmare e spedisci. Il cliente o il fornitore firma da un link che riceve per email, senza registrarsi da nessuna parte. Esce un PDF firmato con valore legale a norma eIDAS, e Custodo ti scrive in chiaro se la firma è valida — senza farti aprire un altro programma per controllare.

Nel video · 1:27

Fino a 50 destinatari, uno dopo l’altro o tutti insieme, e ognuno con il suo ruolo: chi firma, chi approva, chi è solo in copia
Le controparti firmano senza account e senza password, da un link che vale una volta sola
Riquadri per firma, sigla, data e testo dove vuoi tu sulla pagina, decisi prima di spedire
La prova di chi ha firmato, quando e da dove, in un registro che non si può correggere dopo
Solleciti automatici a chi non ha ancora firmato, una scadenza sulla pratica, e ogni apertura registrata
La firma è inclusa in ogni pacchetto, chiusa da un sigillo elettronico qualificato con marca temporale: il pacchetto vende le buste inviate, non le funzioni

Sai quali documenti mancano, senza rincorrere le risposte

Scegli cosa chiedere e a chi: dalle Anagrafiche, a mano o da un foglio Excel. La richiesta parte dalla casella configurata; le risposte con gli allegati vengono collegate alla richiesta e archiviate.

Nel video · 2:04

Una raccolta per più destinatari e tipi di documento
Richieste via email e solleciti con la cadenza scelta
Stato per destinatario: inviato, ricevuto e ancora mancante
Archiviazione delle risposte e riconoscimento dei tipi richiesti
Il destinatario risponde con la propria email, senza un nuovo account

Mandi i documenti a tutti i clienti e sai chi li ha scaricati

Scrivi il messaggio una volta e scegli i destinatari dalle Anagrafiche. Ognuno riceve un link personale, con password e scadenza, ai documenti dell’Archivio pensati per lui: quelli per tutti e quelli collegati alla sua anagrafica. Niente allegati: ogni apertura e ogni download sono registrati.

Nel video · 2:20

Destinatari per ruolo dalle Anagrafiche, uno per uno o scritti a mano
A ciascuno i documenti collegati alla sua anagrafica, anche solo degli ultimi giorni
Un link personale con password e scadenza, ritirabile in ogni momento
Nella sua area anche i documenti delle condivisioni precedenti
Chi ha aperto e chi ha scaricato, documento per documento, con data e ora
Invii automatici ogni giorno, settimana o mese

Il CRM che ha già i documenti del cliente

La trattativa non è una scheda a parte: ci sono agganciati i documenti che stanno già in archivio — il preventivo, il contratto, le fatture — e quando quel contratto torna firmato la riga compare da sola sulla cronologia. Una trattativa che nessuno tocca da settimane finisce nella stessa lista di cose da fare delle approvazioni e delle firme, non in un promemoria che ti scrivi da solo. E i clienti vengono dalle Anagrafiche, lo stesso registro che usano l’Archivio, la Posta e le Firme.

Nel video · 1:39

I documenti dell’archivio si agganciano alla trattativa — preventivo, contratto, fatture — e quello che mandi a firmare, quando torna firmato, si registra da solo sulla cronologia
Una lavagna su cui trascini le trattative, o un elenco se preferisci, su più percorsi di vendita. Ogni trattativa ha valore, probabilità e data di chiusura prevista
Ogni passaggio di stato resta registrato con l’importo e la data di quel momento: è così che «quanto tempo ci vuole a chiudere» diventa un numero vero e non un’impressione
Chiamate, incontri, note e contratti su un’unica cronologia — e le email che scrivi al cliente, o che il cliente scrive a te, si registrano da sole sulla sua scheda
Il cliente viene dalle Anagrafiche: lo scegli dalla trattativa o lo crei al volo, con la partita IVA se ce l’hai — e sulla sua scheda le trattative stanno accanto ai documenti e alle email che lo riguardano
Mandi l’offerta dalla trattativa, dalla tua casella o dalla tua PEC, con i documenti già allegati — e l’invio resta sulla cronologia. Più import ed export in Excel, i motivi delle perdite e quante ne vinci

Gli ordini dei clienti, dalla mail alla conferma d’ordine

Il cliente ordina per e-mail, con un PDF, un foglio Excel o su WhatsApp. Sul messaggio premi «Crea ordine»: Custodo legge l’ordine, riconosce il cliente e abbina ogni riga a un articolo del tuo catalogo, al prezzo del suo listino. A te restano da controllare solo le righe dubbie. Con «Conferma» l’ordine prende il suo numero e la conferma d’ordine in PDF va nell’Archivio, sulla scheda del cliente.

Nel video · 1:20

Crea ordine da un’e-mail o da un messaggio WhatsApp, anche dal telefono, o da un documento dell’Archivio
L’AI legge testo, PDF, foto, scansioni ed Excel: non inventa codici e segnala le righe di cui non è sicura
Il tuo catalogo: articoli e confezioni, listini con scaglioni e sconti in cascata, unità di misura e aliquote IVA
I codici del cliente si imparano a ogni conferma: la volta dopo la sua riga è già abbinata
Il cliente riceve un link per seguire l’ordine, scrivere un messaggio e accettare la conferma
Al gestionale con CSV, Excel o UBL Peppol, con un webhook o dalle API: magazzino, DDT e fatture restano lì

Le tue dashboard, sui dati che hai già

I numeri sono quelli del lavoro di tutti i giorni: le trattative, i documenti, le approvazioni, le firme. Metti sulla pagina quello che ti interessa, scegli il periodo una volta per tutti, clicchi su una colonna e il resto si restringe. Quello che clicchi non viene salvato: un collega che gira una pagina pubblicata non cambia niente a nessuno.

Nel video · 1:16

Quanto vale il portafoglio, quante trattative sono in ritardo, quante se ne vincono, quanto ci mette una pratica a chiudersi
Un periodo e i filtri scelti una volta per tutta la pagina; le viste che usi tutti i giorni restano salvate
Confronto con il mese prima o con l’anno prima, e la possibilità di spaccare per venditore, per tipo, per cliente
Clicchi un numero e si aprono i documenti, le trattative o le pratiche da cui viene
La condividi con l’azienda: ognuno vede solo i numeri che gli spettano
I numeri si aggiornano da soli da quello che fate in archivio, in posta, nelle trattative — non c’è un foglio da tenere allineato

Nessuna seconda API

Tutto quello che fa il prodotto, chiamabile da un tuo programma

Una chiave, un indirizzo, e ogni funzione di Custodo è a disposizione del tuo gestionale o del tuo script: protocollare un documento, cercare in archivio, aprire un’approvazione, mandare una PEC. Sono le stesse identiche operazioni che vede un assistente AI — non esiste una seconda API con regole diverse — e quando qui succede qualcosa lo diciamo noi al tuo sistema, con un webhook firmato.